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Culture Matters in Hiring But Clarity Comes First
Hiring feels hard. We chase culture fit. We obsess over “value alignment.” And yes, they matter. But if I’m honest, I’d bet that 95% of failed hires come down to one boring thing: bad, or nonexistent, job descriptions especially in small companies.
I’ve seen it in my own businesses, and I’ve seen it when friends ask me why their new hire isn’t working out. If the role itself isn’t clear, no amount of culture magic will fix it.
Over the years, here’s what I’ve learned makes a job description actually work:
1️⃣ Purpose – why the role exists at all
2️⃣ Reporting – who they answer to
3️⃣ Company intro – why someone should be excited to join
4️⃣ Objectives – the real outcomes you expect
5️⃣ Day-to-day duties – what they’ll actually be doingIt sounds simple, but most job descriptions I see are either vague (“we just need a VA”) or contradictory (“do our marketing and fix IT”). No wonder the hires don’t stick.
So before you go looking for “the perfect cultural fit,” ask yourself: would a smart, motivated person even know how to succeed in this role? That clarity is where good hiring really starts.
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They Cut Us Out. And Here’s What They Lost.
And no, I’m not mad. But I do want to tell you what they gave up.
Here’s what happened.
Two months after we placed a fantastic team member with a client, the client ended the contract. They went direct, cutting us out — even though it was against the agreement.
It’s a common assumption. They saw a great hire and figured they could just go direct and keep the magic going. From the outside, it looked like we added a markup and then disappeared.
But here’s what many business owners forget when they think like that.
We didn’t just plug in a person and walk away.
We listened when they told us what they needed.
We politely disagreed and recalibrated the role so it made more sense.
We filtered over a thousand candidates across three time zones.
We onboarded, aligned, and coached through the first thirty days.
We ran reviews, check-ins, and gave her a roadmap to thrive.
We stayed in the background to solve problems before they turned into churn.What they saw was a great hire.
What they missed was the system behind her success.Great hires aren’t just people. They’re the product of systems, coaching, and care.
If you’re not hiring every week, you don’t have hiring systems. You don’t have a ready pipeline or a backup plan. You don’t have time to coach, review, and replace.
And that’s the invisible value a good agency brings. It acts like a fractional HR department, always there to step in.
So yes, they saved money on paper. But with the next hire, they’ll be starting from scratch — without the systems that made this one thrive.
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Episode 03 – Contracting Opportunities within California state
Episodio 3 - Oportunidades de contrataciones dentro del Estado de California
Rosemary: Hola a todos, este es nuestro tercer episodio de podcast y estamos bastante emocionadas y agradecidas con todos ustedes que nos escuchan. Este día quiero hablar un poco sobre otras oportunidades que ofrece el estado de California. Recibimos algunas preguntas sobre qué es una agencia estatal y cómo se diferencia de una agencia de una ciudad o municipalidad, y cómo puedo hacer negocios en mi localidad.
Hoy hablaremos un poco de las diferencias entre las organizaciones estatales y las municipales, gobiernos del condado y escuelas. Todos ellos ofrecen diferentes tipos de contratos.
En el episodio anterior hablamos sobre cómo obtener un certificado de pequeño negocio en California. Hoy hablaremos de otro tipo de certificados y sobre si esas certificaciones sirven para aplicar a contratos con otras agencias. La respuesta corta es: el certificado de California para pequeños negocios si tiene reciprocidad con otras agencias dentro del estado, pero muchas veces diferentes agencias en diferentes ciudades dentro del estado tienen otros requisitos.
Así que, si tienes interés de trabajar con tu ciudad local, como San Francisco o Sacramento, solo tienes que revisar el sitio web de la agencia con que deseas trabajar, buscar la opción de “Small Business” y encontrarás información sobre oportunidades de contratación. Sin embargo, solo porque te has registrado como pequeño negocio o que tienes un negocio con alguna desventaja (este factor suele ser ventajoso para los negocios), no significa que la agencia te vaya a llamar o te busque directamente. Necesitas ser proactivo y buscar estas oportunidades por ti mismo.
Por ejemplo, si quisiera hacer negocios con la ciudad de Long Beach, iría al sitio web de la ciudad y revisaría qué contratos ofrece a negocios pequeños. Cuando te registres en estos sitios, te informarán de las oportunidades a las que puedes aplicar en la ciudad. Esto significa que, por ejemplo, Long Beach da 1% de ventaja sobre los negocios localizados en su área geográfica. Esta es una gran oportunidad para los negocios que ahí negocian con comodities.
Algunas ciudades son más grandes que otras. Por eso, cuando visitas el website, por ejemplo, de la ciudad de Long Beach y revisas el programa para negocios pequeños, veras que hay diferentes agencias ofreciendo contratos, así como el estado de California lo hace en su website. Por ejemplo, Long Beach tiene su propio departamento de Parques y Recreación, el puerto de Long Beach (que hace contratos separados de la ciudad). Por eso, definitivamente deberías visitar los sitios web de las ciudades con las que quisieras trabajar.
Muchas de estas agencias en California se manejan bajo el presupuesto del FISCO, lo que significa que, como el FISCO usualmente inicia en el 1° de Julio y termina el 30 de Junio del siguiente año, veras en el website muchas oportunidades de diferentes agencias durante los meses de Abril y Mayo.
Por otro lado, podrías pensar: “nunca he aplicado a una licitación para la municipalidad o el estado”. Para informarte más, lo que puedes hacer es aplicar a un “FOIA act request” (más información: https://www.foia.gov/how-to.html) para recolectar documentación previa sobre las licitaciones que se han hecho anteriormente en la oferta de interés. Podrás ver que tan competitiva fue la licitación, detalles de la misma y qué empresas las ha ganado anteriormente. Esta información será útil para ti porque te darás cuenta que a veces los productores asignan precios especiales a los comodities que ofrecen a las municipalidades. Por ejemplo, 3M que se vende en diferentes lugares, puede asignar precios especiales para las ciudades y las escuelas. Así que sería bueno que hables con tus proveedores de productos y materia prima para ver si tienen este tipo de precios, así te vas familiarizando con este tipo de contrataciones y sabrás cómo participar de entrada.
Me he dado cuenta con la experiencia que cuando busco contratos, hay otros servicios de licitaciones además de FISCAL y BidSync, de los que hablé en el podcast pasado. Uno es Planetbids. Planetbids a veces administra licitaciones para ciertas agencias municipales. Así que, si estas registrado tanto con esta plataforma como con la agencia específica que requiere la licitación, el website te contactará cuando alguna oportunidad se presente. Pero definitivamente no te quedes esperando a que te contacten, no hay razón que te detenga para hablar con la agencia y ver qué se viene, cuales son las oportunidades porque puede que sea una micro compra, ellos no necesariamente van a levantar una licitación. Lo que harían es solamente levantar ofertas informales con un grupo de proveedores que tengan a la mano. Así que si te ayudaría ponerte a su alcance.
Algo que estas plataformas te pedirán será un Capability Statement, del cual hablaremos en nuestro siguiente episodio, cómo hacer uno y cómo debería lucir. Muchas de las agencias a las que apliques te pueden pedir el Capability Statement, y tendrás que asegurarte que esté a su alcance. Esto te ayudará a generar nuevos negocios.
Así como lo he dicho en episodios previos, definitivamente siéntanse libres de contactarnos si tienen preguntas sobre alguna agencia específica a la que quieran acercarse. O no estas seguro de cómo hacer negocios con tu localidad, pueden enviar sus preguntas a nuestro correo podcast@rosemaryczopek.com.
Episode 03 audio
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